E’ il diritto degli interessati di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi.

Possono esercitare tale diritto tutti i soggetti singoli o associati, portatori di interessi pubblici o diffusi che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è chiesto l’accesso.
Per i soggetti pubblici l’accesso ai documenti amministrativi rientra nel principio di “leale cooperazione istituzionale”, ed è pertanto sempre garantito.

Il diritto di accesso si esercita mediante visione degli atti e/o mediante estrazione di copia degli stessi. La scelta delle due modalità, utilizzabili anche cumulativamente, è rimessa al cittadino, con l’unica precisazione che, mentre la semplice presa visione è gratuita, l’estrazione di copia è soggetta al rimborso delle spese di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo e ai diritti di ricerca e visura sostenute dall’Amministrazione (consulta la tabella degli importi).

Esistono 2 diverse modalità di accesso:

Se dalla natura del documento richiesto non risulta l’esistenza di controinteressati, il diritto di accesso può essere esercitato in via informale: le richieste possono essere verbali o scritte.

Ogni qualvolta sorgano dubbi riguardo alla legittimità del richiedente, della sua identità, ai suoi poteri di rappresentanza, all’accessibilità del documento e sulla presenza di controinteressati deve essere esercitato l’accesso formale che consiste nella presentazione di una apposita richiesta scritta da parte del cittadino istante.

Per gli atti che sono pubblicati all’ALBO PRETORIO ELETTRONICO in vigore dall’1 gennaio 2011, l’ACCESSO AGLI ATTI E’ IMMEDIATO.
Lo Statuto e i Regolamenti, le Deliberazioni di Giunta e di Consiglio (dall'anno 2006) e le ordinanze (dall'anno 2004) ad esempio, possono essere scaricati direttamente dal sito internet del Comune di Cervia, senza necessità di presentare una domanda di accesso agli atti o richiesti alla segreteria del Comune o al Cervia-informa.

Tutti i documenti amministrativi dell’Amministrazione sono accessibili ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o per Regolamento Comunale. Pertanto è accessibile tutto ciò che l’Amministrazione conserva nei propri archivi, compresi gli “atti interni” (istanze, richieste, proposte, pareri, rapporti, valutazioni tecniche ecc) acquisiti nel corso dei procedimenti amministrativi e che proiettano i loro effetti sui provvedimenti finali o che influenzano la loro adozione e/o i loro contenuti.
Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando l’Amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.

Non è accoglibile la richiesta di accesso agli atti amministrativi motivata da semplice curiosità o preordinata a svolgere un controllo generalizzato sull’operato dell’Amministrazione (co. 3 art. 24 L. 241/90).

La richiesta di accesso deve essere motivata mediante l’indicazione delle ragioni specifiche connesse alla concreta tutela dei propri diritti e contenere gli elementi che consentono l’individuazione del documento (es. data/num di protocollo, se conosciuto, natura o oggetto del documento ecc.). Deve contenere inoltre tutti i dati identificativi del richiedente e specificare la modalità prescelta dell’esercizio di accesso (visione o estrazione copia in bollo o carta libera).
Se la domanda di accesso viene presentata per conto di qualcun altro, è necessario indicare gli estremi della persona rappresentata o dell’Ente/Azienda di cui si è legale rappresentante e unire, a seconda dei casi, la delega scritta e il documento della persona delegante oppure il documento che provi il rapporto di rappresentanza.

Per agevolare gli utenti, vengono riportati di seguito i canali attraverso i quali poter presentare domanda di accesso agli atti:
- di persona, anche verbalmente nei casi di accesso informale, presso il servizio/ufficio competente, che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente,

oppure

- inviando l’apposito modulo, disponibile nel sito web alla sezione modulistica, debitamente compilato, unitamente ad eventuali deleghe di rappresentanza:
- mediante telefax al n. 0544/72340 (uff. Protocollo) o al n. 0544/914019 (Cervia Informa);
- per via telematica tramite l'utenza personale di posta elettronica certificata all’indirizzo di posta elettronica certificata del Comune comune.cervia@legalmail.it;
- per via postale, all’ufficio Protocollo del Comune, Piazza Garibaldi n.1 48015 - Cervia (Ra).

Qualora, in base alla natura del documento richiesto, l’Amministrazione riscontri l’esistenza di soggetti controinteressati, cioè di persone che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il proprio diritto alla riservatezza, ha l’obbligo di darne comunicazione a questi ultimi, tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o per via telematica per coloro che vi abbiano acconsentito.
I controinteressati hanno 10 giorni di tempo, dal ricevimento della notifica, per presentare opposizione. 
L’Amministrazione dovrà decidere sulla richiesta di accesso tenendo conto delle ragioni dedotte da chi abbia eventualmente fatto opposizione.

Le ipotesi di esclusione riguardano:
- documenti coperti da segreto di Stato;
- documenti dei procedimenti tributari;
- documenti redatti nell’ambito dell’attività pubblica volti all’emanazione di atti normativi, amministrativi, di pianificazione e di programmazione;
- documenti redatti nell’ambito di procedimenti selettivi, con riferimento ad atti contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi.
All’art. 18 del Regolamento vigente il Comune ha previsto ulteriori casi di sottrazione all’accesso di documenti amministrativi.

La richiesta di accesso deve essere evasa:
- immediatamente, se presentata in via informale e non ci siano motivi ostativi;
- entro 30 giorni se presentata in maniera formale; se non è data comunicazione al cittadino entro tale termine si intende rigettata.
Se la richiesta è irregolare l’Amministrazione deve informare il cittadino entro 10 giorni dal ricevimento dell’istanza, con raccomandata con ricevuta di ritorno ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, fissando un termine per la regolarizzazione non inferiore a gg.15; se il cittadino non provvede alla regolarizzazione entro il termine stabilito, la richiesta viene archiviata.
L’Amministrazione in caso di diniego deve rispondere con un provvedimento scritto motivando opportunamente le proprie decisioni ed evidenziando i termini ed il giudice competente per consentire al cittadino un’eventuale impugnazione del provvedimento stesso.

E’ possibile presentare ricorso amministrativo al difensore civico della Regione Emilia Romagna, il quale deve pronunciarsi entro 30 giorni. Se la pronuncia è positiva, ne informa il richiedente e lo comunica all’Amministrazione. Se entro 30 giorni l’Amministrazione non emette un provvedimento confermativo motivato l’accesso è consentito (silenzio assenso).
Decorso il termine senza che il Difensore civico si sia pronunciato, il ricorso si intende respinto (silenzio-rigetto). In questo caso o nel caso in cui il Difensore civico si sia pronunciato respingendo il ricorso, il richiedente l’accesso può proporre ricorso al tribunale amministrativo regionale dell’Emilia Romagna entro 30 giorni dallo scadere del termine o dal ricevimento della pronuncia negativa.